[Focus projet] Welkeys Premium : un projet plein d’ambition

Depuis sa création, l’agence Josh Digital a développé de nombreux projets s’accompagnant d’enjeux techniques et de problématiques divers et variés. Et comme chacun de nos clients est unique, nous nous efforçons d’offrir des prestations sur-mesure et adaptées à leurs besoins. C’est dans cette optique que Josh Digital a réalisé pour Welkeys, en réponse aux nouveaux objectifs de l’entreprise, un projet ambitieux nommé Welkeys Premium. Le but ? Automatiser les process pour un gain de temps considérable.

Mais qui est Welkeys ?

Créé par Chloé Fournier, Welkeys est le leader de la gestion locative haut de gamme et personnalisée en Europe. Le concept qui se cache derrière ce nom mystérieux est assez simple : déployer une plateforme de mise en relation entre propriétaires et concierges qui prendront en charge la gestion d’un bien locatif de A à Z. Check-in, check-out, création d’annonce sur Airbnb, Booking, photos professionnelles, services de conciergerie haut de gamme… Bref, Welkeys offre un service avantageux et sans contraintes.

Afin d’assurer un service un peu plus proche de la perfection, Welkeys a donné naissance à une nouvelle formule premium où la gestion de bien serait assurée à 100 % par l’entreprise et ses équipes. Pour cela, il fallait un outil technique puissant et assez souple pour permettre à la société de gérer tous ses process en toute facilité. C’est ici que l’agence Josh est intervenue.

PIM et ERP : un duo gagnant

Après consultation des attentes de notre client, nos équipes ont apporté leur expertise afin de trouver le meilleur rapport entre qualité, stabilité, évolutivité et prix.

Très vite, une problématique s’est imposée : comment automatiser tous les process de notre client au sein d’un seul et même outil ? Entre la gestion des différents biens, l’attribution des missions de conciergerie en fonction des disponibilités et tarifs, la transmission des informations, la coordination des équipes, la facturation, etc., il fallait proposer une solution adéquate et à même de répondre à ces besoins.

L’évidence était donc là : un outil ERP couplé à une application PIM. L’ERP (Enterprise Resource Planning) que l’on pourrait traduire littéralement par “ Planification Ressource d’Entreprise “ est un outil permettant la gestion et le suivi au quotidien des informations et des services opérationnels d’une société. L’application PIM quant à elle (Product Information Management) centralise l’ensemble des informations d’un produit et fonctionne ainsi en relation avec l’ERP.

Ainsi, ces deux outils fonctionnent ensemble formant un tandem efficace et complémentaire. Le PIM est d’ailleurs considéré comme le prolongement de l’ERP. Ainsi, cet environnement devait proposer les fonctionnalités suivantes :

• Annuaire des propriétaires (clients)
• Annuaire des concierges (prestataires)
• Liste des biens des propriétaires et configuration avancée (concierges attitrés, tarification, etc.)
• Frise et liste des réservations et missions
• Gestion des incidents
• Facturation (propriétaire et concierge)
• Centralisation des données pour les applications mobiles à destination des propriétaires et concierges
• KPIS (statistiques)

Tout un programme !

Un projet étape par étape

Pour arriver à un tel résultat, le PIM s’est construit au fur et à mesure, en fonction des échanges et retours du client. Comme sur chacun de nos projets, nous travaillons en collaboration étroite avec nos clients pour un accompagnement personnalisé et une progression au jour le jour. Méthode Agile et approche DevOps sont nos mantras. Cela évite les erreurs et les incompréhensions, l’interactivité constante permet d’être en phase avec les demandes du client.

Après une étude fonctionnelle et technique, il nous a donc fallu identifier les possibles contraintes et affiner les spécifications grâce à divers tests. Le projet fut réparti entre les différents membres de notre équipe afin d’alléger les charges de travail et optimiser le rendement. L’effet tunnel guettait !

Plusieurs mockups (prototype d’interface utilisateur) seront ensuite réalisés afin de définir l’emplacement des éléments graphiques et dessiner un semblant d’interface. UX et UI émergèrent et au fil des feedback, le projet Welkeys Premium prenait forme.

Après validation graphique, la phase de développement commençait, toujours en multipliant les allers-retours avec les équipes Welkeys pour un projet au plus près de ses attentes. Le fonctionnement de cet environnement PIM-ERP devait suivre des étapes que le client pourrait exécuter quotidiennement et sans difficulté. Voici un exemple de routine de fonctionnement :

1. Récupération automatique des nouvelles réservations
2. Le PIM créé toutes les missions dédiées aux biens et notifie les concierges concernés par email et notification Push
3. Récolte des réponses et disponibilités de chaque concierge
   
4. Une fois la mission effectuée, les concierges peuvent remonter des incidents (média, commentaire) dans le PIM puis clore la mission
5. A la fin de chaque mois, génération de factures (propriétaire et concierge) depuis le PIM
   

Bien évidemment, PIM et ERP permettent de réaliser de nombreuses autres fonctionnalités. Le but était de garantir un outil fiable pour un gain de temps et de ressources considérable.

Livraison, correction et production clôturaient ainsi un projet qui s’accompagnait de deux applications mobiles. Une à destination des propriétaires leur permettant de gérer leurs réservations, d’organiser les taux d’occupation de leurs biens, de manager leur trésorerie ou encore de générer des factures ; une autre pour les concierges Welkeys afin de répondre aux demandes de missions et d’en connaître le contenu, de remonter des incidents ou encore de gérer l’ensemble de leurs prestations. Tout était en place !

Vous aussi, confiez-nous votre projet.

L’exécution d’un projet digital est une aventure passionnante qui se doit d’être collégiale pour un succès garanti. Chez Josh Digital, chaque nouveau projet compte autant que le précédent. A travers nos expériences, nous avons constaté l’importance de cette relation client/agence fondée sur l’échange et la collaboration.

Le projet Welkeys premium en est la preuve. Il représente comment nous aimons travailler. Comment nous travaillons. Et si votre prochain projet était le vôtre ?

Rejoignez l’aventure Josh : Contactez-nous.